Redução de custos na crise: Conheça suas despesas para poder controlá-las

Estamos vivendo tempos de crise, onde a palavra de ordem é Reduzir Custos! Neste cenário ondem sobram incertezas, instabilidade econômica e dificuldades financeiras muitas empresas buscam esta redução de custos para poder continuar operando com saúde financeira.

Mas, quando chega a hora de enxugar as despesas operacionais, muitos negócios não sabem por onde começar. Um dos motivos para que isso aconteça é que: o gestor não controla as despesas da empresa por não conseguir rastrear tais custos e, dessa forma, não consegue identificar as oportunidades de adequação e reduções nos gastos.

Se você está nessa situação, não se preocupe, você chegou ao lugar certo! Com esse post vamos te ajudar a entender melhor como conhecer e controlar suas despesas a fim de reduzir custos operacionais e manter a crise longe da sua empresa!

Redução de custos em tempos de crise

Quando a economia aperta e a instabilidade econômica se instala, o mercado acaba se retraindo e muitas empresas precisam enxugar sua estrutura para poder enfrentar esse momento difícil.

É aí que a temida redução de custos aparece como forma de manter a empresa operando com saúde financeira.

Essa redução de custos pode significar medidas mais cautelosas, como conter despesas operacionais. Mas, também pode incluir cortes mais profundos, como demissão de funcionários e reorganização operacional do negócio.

Queremos alertar aqui que durante tempos de crise, como os que estamos vivendo hoje, a redução de custos é uma saída estratégica muito viável e praticamente obrigatória para a empresa, porém ela deve ser executada de forma realista e consciente! O gestor precisa conhecer sua operação interna e seus custos relacionados, para assim identificar potenciais oportunidades de redução. Para que isso aconteça você precisa de informações reais e exatas, e por isso nós alertamos:

Você precisa conhecer as despesas da sua empresa!

Vamos encarar a realidade, mesmo com tamanho acesso à tecnologia e informação, ainda existem inúmeros gestores que não conhecem, controlam ou se atentam para os gastos financeiros com as despesas operacionais da empresa. Isso pode acontecer por inúmeros motivos: como a falta de tempo, de dedicação ou de entendimento do quanto o controle financeiro impacta nos resultados finais da companhia!

Se você também tem deixado de avaliar e controlar as despesas da sua empresa, ainda dá tempo de mudar o cenário! É imprescindível que você compreenda ao máximo onde o dinheiro da sua empresa está sendo aplicado. Só assim, como empresário ou gestor, você conseguirá identificar gargalos e pontos de redução de custos.

Mas, você deve estar se perguntando:

Como controlar essas despesas e reduzir os gastos?

Aqui vão nossas dicas para você:

Entenda a diferença entre despesas fixas e variáveis

O primeiro passo para controlar melhor as despesas da sua empresa é entender as diferenças entre elas.

As despesas fixas são aquelas que acontecem independente da sua geração de receita. Por exemplo: água, energia elétrica, telefone, internet: não importa se a sua receita foi de R$ 1,00 ou R$ 1.000,00, no final do mês você terá que arcar com essas despesas fixas!

Já as despesas variáveis são aquelas que incidem sobre a receita da empresa. Como os impostos e comissões de vendas. Essas despesas estão diretamente relacionadas ao valor faturado, e seu resultado é alterado conforme acréscimo ou decréscimo no faturamento.

Anote todas as despesas fixas e variáveis da sua empresa

Registre todas as despesas que a sua empresa possui. Você pode fazer isso à mão, com uma planilha ou através do seu software de gestão, caso a empresa utilize um. O importante aqui é levantar todas as despesas que incidem sobre a empresa, para que possamos ter um cenário real de custos operacionais.

Agrupe as despesas em categorias – ex.:  despesas operacionais, recursos humanos, etc.

Essa fase é importante para determinar quais operações demandam mais recursos financeiros e reduzir assim esses custos, com base no impacto ou não das despesas na geração de renda.

Alguma sugestões de categorias para as despesas: Operacionais, Publicidade, Recursos Humanos, Impostos e Manutenções

Faça um levantamento do histórico de gastos com cada uma das despesas relacionadas

Agora é a hora de consultar o seu sistema de gestão! Emita relatórios com o histórico de gastos com cada uma das despesas listadas. Caso você não utilize um sistema ERP tente consultar seu arquivo de notas e pagamentos, para identificar, da melhor maneira possível, quantos recursos são destinados mensalmente à cada uma das categorias de despesas.

Esse levantamento é muito importante para determinar onde pode haver redução de custos, pois muitas vezes despesas “bobas” como com descartáveis e materiais de expediente podem ter um grande volume mensalmente e se isso vem acontecendo, tome alguma ação como por exemplo a conscientização e colaboração dos funcionários da empresa.

Classifique as despesas por ordem de prioridade – das imprescindíveis ao negócio às descartáveis

Classificar as despesas por ordem de prioridade é uma boa prática, ela contribui para tornar o corte de despesas mais fácil. Torne a tarefa o mais visual possível, use cores para identificar facilmente quais são as despesas que podem ser cortadas ou reduzidas ao máximo sem impactar de forma negativa a produtividade, operação e geração de receitas do negócio.

Defina metas de redução – planeje-se!

Planejamento é a chave para o sucesso de quase todas as atividades que nos propomos a fazer! Planeje-se para reduzir os custos de forma saudável e sustentável. Defina metas e períodos de execução das ações e cortes. Acompanhe de perto o andamento dessas atividades e o quanto a redução esta impactando o caixa da empresa.

Engaje seus funcionários a participar do processo de redução dos custos.

Comunique-se! Engaje seus colaboradores! Venda à eles a ideia da economia e conquiste o comprometimento da equipe. Eles serão peça fundamental para o sucesso das ações!

Bem, acho que deu para perceber que conhecendo e acompanhando o fluxo de despesas da sua empresa, a redução de custos se torna uma tarefa menos difícil! Mas, se você deseja ter mais agilidade na tomada de decisão, e quer conseguir avaliar os indicadores financeiros de forma mais fácil e tranquila – para guiar sua empresa nos trilhos certos durante a crise – você precisa contar com um Sistema de Gestão completo, como o ERP da WebMais.

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