Desafios das pequenas empresas: quando migrar das planilhas para um software de gestão?

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Em Julho de 2014, segundo estudo realizado pelo Sebrae¹, existiam no Brasil 9 milhões de micro e pequenas empresas. E elas correspondiam a mais da metade dos empregos formais no país.

Com a popularização do empreendedorismo e diante de uma sociedade pré-crise, podemos concluir que nesses últimos dois anos esses números tiveram um aumento.

Podemos validar essa conclusão no dia-a-dia empresarial, nas conversas com conhecidos e nos noticiários e reportagens da imprensa. O Brasil se tornou um país empreendedor, e os pequenos negócios são o motor que aquece esse crescimento de novas empresas.

Porém, sabemos que nem tudo é simples e, que pequenas empresas têm suas características e peculiaridades. E é por isso que nos preocupamos também em produzir conteúdo para grandes gestores de pequenas empresas.

 

Os desafios das pequenas empresas

Por terem características tão marcantes e específicas as pequenas empresas passam também por desafios únicos e peculiares.

Se você, leitor, trabalha, já trabalhou, possui, ou já possuiu uma pequena empresa sabe do que estamos falando!

Dentre os vários desafios de gestão e operação de pequenas empresas a gestão financeira é, na maioria das vezes, o maior deles! E o principal motivo para isso está na:

 

  • Falta de capital de giro
    É comum que empreendedores iniciem seus negócios sem se preocupar com um fator chave para a saúde financeira de qualquer empresa: o capital de giro. Numa empresa pequena essa realidade é ainda mais evidente, já que é comum a capacidade de investimento na abertura do negócio cobrir essencialmente os custos de montagem da empresa.
    E essa característica acaba impactando negativamente toda a operação da empresa no seu futuro. Afinal, o capital de giro é um recurso importantíssimo para a manutenção da saúde financeira do negócio, viabilizando sua operação mesmo em períodos de crise, como a baixa nas vendas ou aumento da inadimplência dos clientes.

 

Outra característica atenuante é que a estrutura organizacional das pequenas empresas é mais enxuta e simples. Na grande maioria das vezes não há departamentos definidos, o que nos remete ao segundo desafio dos pequenos negócios:

 

  • Conciliação de variadas funções e tarefas
    O nome já diz tudo: pequenas empresas. São negócios que operam com estrutura física e recursos humanos reduzidos. Nessa estrutura minimizada os empreendedores e seus colaboradores absorvem muitas funções, e acabam assim executando tarefas que se mesclam entre diferentes departamentos de gestão e operação da empresa.
    Essa característica torna-se um desafio quanto o time se compromete com tantas atividades rotineiras e operacionais que acaba desviando o foco da gestão da empresa, mas esse já é um outro desafio.
  • Falta de tempo para gestão
    Não é nada incomum você ouvir de um pequeno empresário, ou de gestor de pequena empresa que ele não consegue se dedicar à gestão do negócio. Essa é uma característica comum, mas muito negativa! Afinal é na gestão estratégica que reside a possibilidade das pequenas empresas atuarem em diferenciação e crescimento. Porém, devido ao fluxo de trabalho e pessoal reduzido, a realidade é que gestores dedicam-se às urgências do dia-a-dia e acabam negligenciando, mesmo que não intencionalmente, as atividades de planejamento e gestão.

 

Nesse cenário que mescla dificuldades financeiras, falta de tempo e necessidade de processos simples de gestão, qual a importância de a empresa poder contar com uma ferramenta que auxilie a minimizar esses desafios?

É imprescindível, talvez? Então vamos conversar agora sobre como entender quando sua empresa está pronta para formalizar sua gestão e contratar um Software ERP para gerir o negócio.

 

Contratação de um software de gestão

Num cenário ideal, antes de iniciar sua operação a empresa já deveria contratar um software e desde o primeiro dia de operação registrar e controlar suas movimentações financeiras, recursos, clientes e produtos. Mas esse cenário ideal está bem longe de ser a realidade das empresas!

Portanto, contratar um software de gestão para uma pequena empresa, que  já possui cadastros e planilhas com informações gerenciais, pode ser uma tarefa difícil, porém incrivelmente recompensadora.

Alguns benefícios de contratar um software de gestão para pequenas empresas:

  • Otimização das atividades operacionais e rotineiras: com um software ERP sua empresa consegue automatizar diversas atividades e ganhar tempo para planejar sua gestão.
  • Acesso facilitado à informação: o acesso à dados e informações importantes torna-se muito mais rápido e prático.
  • Segurança de dados: contrate um software em nuvem, com backup automático e não se preocupe com a segurança das suas informações. Mesmo com perdas em equipamentos seus dados estarão a salvo.
  • Emissão de relatórios: com relatórios gerenciais para as mais diversas operações da empresa fica muito mais fácil avaliar resultados e tomar decisões.
  • Controle financeiro facilitado: com as operações da empresa cadastradas no software a tarefa de gestão dos recursos financeiros torna-se mais assertiva. Permitindo inclusive a projeção de cenários e planejamentos futuros.

Cuidados para a contratação de um software ERP para sua empresa:

  • Implementação: destine tempo para a implementação do software. Conheça todas as ferramentas disponíveis e aprenda a utilizá-las no dia-a-dia.
  • Suporte: certifique-se de que a empresa fornecedora irá disponibilizar suporte para dúvidas e dificuldades de operação no sistema. Verifique se há limite de horas de suporte mensais.
  • Equipe: sua equipe precisa entender a importância e benefícios do software para o dia-a-dia de toda a empresa. A adaptação inicial é um processo complicado, mas que torna-se mais simples quando o time está disposto a aprender para alcançar um objetivo.

Quanto migrar das planilhas para um software de gestão?

Quanto antes melhor! Pense em todo o histórico de operações e cadastros que você utiliza na sua empresa, quanto antes eles estiverem integrados dentro de um ERP melhor para sua gestão e produtividade!

O momento pode ser agora! Dê esse passo em direção a uma gestão mais otimizada: conheça o Software ERP Webmais.

¹ Participação das micro e pequenas empresas na economia brasileira

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