Descubra O Que É Inventário De Estoque, Utilidade E Como Fazer

Fazer o inventário de estoque é uma das práticas mais importantes para a empresa manter controle sobre tudo o que tem estocado.

Quando o time envolvido realiza a contagem dos itens, o gestor consegue verificar se o estoque físico possui a quantidade mínima de produtos. Além disso, ele pode conferir se tudo condiz com as informações cadastradas no sistema.

A questão é que fazer o inventário de estoque dentro de uma indústria não é uma tarefa tão simples como muitos pensam.

Isso porque, o volume de matérias-primas para produção, materiais para revenda e produtos tanto em elaboração como acabados pode ser muito grande.

Assim sendo, saber exatamente qual é a quantidade exata de insumos e mercadorias nas prateleiras pode ser um desafio. Mas esse não é o caso para quem sabe o que é inventário de estoque, quais são os tipos existentes e como funciona esse processo.

Então, no post de hoje, vamos aprofundar mais sobre esse assunto para esclarecer as principais dúvidas que podem atrapalhar uma boa gestão:

• O que é inventário de estoque?
• Por que ele é tão necessário?
• Quais empresas precisam realizar esse procedimento?

Também vamos explicar qual é o momento certo para fazer o levantamento de produtos e quais são os tipos de inventário de estoque. Por fim, você saberá qual é o passo a passo para realizá-lo corretamente e como a tecnologia pode ajudar no desempenho dessa tarefa.

Falando em tecnologia, a melhor dica para que você assuma controle total sobre o estoque é o ERP WebMais. Com um módulo completo de estoque, o sistema facilita o seu inventário, permite controle de entradas e saídas e muito mais. Agende uma demonstração gratuita e conheça a ferramenta.

Agora, vamos seguir com a leitura!

O Que É Inventário De Estoque?

O inventário de estoque nada mais é do que uma relação de todas as matérias-primas para produção, materiais para revendas ou outros componentes que a empresa mantém estocado.

Esses itens podem ficar armazenados nas próprias instalações da empresa como, por exemplo, um depósito. Ou até mesmo fora da companhia, seja dentro de pavilhões, centros de distribuição ou outros locais próprios ou alugados.

Para Que Serve O Inventário De Estoque?

O principal objetivo do inventário de estoque é ajudar a empresa a reduzir as perdas de produtos, principalmente aquelas que trabalham com itens perecíveis.

Além disso, o inventário garante que a empresa tenha em seu estoque tudo o que precisa para manter a sua produção: as matérias-primas. Também permite a busca para atender as demandas do mercado, no caso de produtos já prontos para comercialização.

Outra função do inventário de estoque é auxiliar no processo de compras, indicando o momento certo de fazer o pedido de cada item ao fornecedor.

Por isso, é tão importante que o estoque converse com o Setor de Compras. Para te ajudar, montamos um ebook completo e gratuito sobre como integrar essas duas áreas da sua empresa. Baixe agora grátis. 

Por Que O Inventário De Estoque É Tão Necessário?

Realizar o inventário de estoque é uma prática importantíssima. Isso porque ela ajuda o gestor saber exatamente quais são os produtos, matérias-primas e a quantidade certa que a empresa possui.   

Redução Das Perdas

Um inventário de estoque bem feito reduz os seus custos e evita desperdícios. 

Após fazer um levantamento dos itens em estoque, o gestor da empresa não vai comprar matéria-prima e nem produtos em excesso. A ideia é fazer os pedidos nas quantidades ideais para suprir a demanda.

Além disso, com o inventário em dia, o time consegue identificar desvios de itens e trabalhar para evitar que isso aconteça.

Melhoria Do Atendimento Ao Cliente

Já pensou em vender um produto e depois descobrir que não tem ele em estoque? Isso prejudica a experiência do cliente, que vai se chatear com razão e ainda pode falar mal da marca para pessoas conhecidas.

Fazer o inventário de estoque evita que isso aconteça, já que todo o time de vendas poderá consultar a lista e ter uma visão completa sobre o estoque.

Cumprimento Da Legislação

Você sabia que inconsistências entre o estoque físico e o contábil podem trazer problemas com autoridades fiscais? Isso gera multas e pode ser visto como fraude pelo Fisco.

Por isso, é muito importante estar sempre atualizando o inventário de estoque e garantindo que as informações registradas sejam correspondentes ao estoque real.

Quais Os Benefícios De Fazer Um Inventário De Estoque?

Fazer um inventário de estoque é uma prática fundamental para o bom funcionamento de um negócio. Isso porque o inventário oferece uma série de benefícios que contribuem para a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.

Cada uma dos pontos positivos do inventário de estoque desempenha um papel fundamental na eficiência e no sucesso operacional, pois é viável melhorar sua competitividade e garantir um serviço confiável aos clientes.

Então, vamos conhecer as vantagens de aderir às práticas certas!

Permite A Identificação Das Rupturas

A ruptura de estoque ocorre quando um produto não está disponível para venda, mesmo que haja demanda por ele.

Fazer um inventário é uma forma de encontrar quais produtos estão em falta, permitindo ações imediatas para reabastecê-los e evitar a insatisfação dos clientes.

Por exemplo, durante o inventário, uma distribuidora pode ver o que está em falta ou com estoque abaixo do ideal para fazer uma gestão de compras ainda mais eficiente.

Melhora Reposição De Estoque Da Sua Loja

A reposição de estoque refere-se ao processo de compra e reposição de produtos para manter os níveis de estoque adequados. Um inventário preciso fornece dados sobre quais deles precisam ser reabastecidos e em que quantidade, melhorando a eficiência da gestão de estoque.

Então, com base nos dados do inventário, uma distribuidora pode planejar com mais precisão os pedidos de reposição. Isso evita desperdícios ao comprar em excesso ou perder vendas devido a estoques baixos.

Cadastro De Produtos Sempre Atualizados

Manter o cadastro de mercadorias atualizado significa que todas as informações relacionadas aos produtos, como preços, descrições e códigos de barras, estejam corretas no sistema.

Isso evita erros de registro e processamento de pedidos. Assim você garante que os itens sejam identificados e gerenciados de forma precisa.

Tomada De Decisões Mais Rápidas

Decisões empresariais eficazes dependem de dados precisos e atualizados. Assim, ter acesso a informações corretas por meio do inventário permite que a empresa tome decisões mais ágeis.

Algumas estratégias que podem ser implementadas envolvem ajustar os níveis de estoque, definir preços competitivos e planejar promoções estratégicas com base na demanda e na disponibilidade de produtos.

Maior Controle De Produção

Para indústrias ou distribuidoras que também têm produção própria, o inventário desempenha um papel vital no controle da produção.

Isso porque, ao saber exatamente quanto de matéria-prima está disponível e quais produtos estão prontos para serem enviados, a empresa impede a superprodução e reduz o desperdício. Dessa forma, mantém os custos de produção sob controle.

Priorização Na Saída Dos Produtos

Priorizar a saída de produtos envolve a capacidade de identificar quais deles devem ser enviados primeiro com base em diferentes critérios, como data de validade, sazonalidade etc.

Com um inventário atualizado, uma distribuidora, por exemplo, pode implementar políticas eficazes para os produtos perecíveis não expirarem no estoque e aqueles sazonais sejam entregues no momento certo. Assim, as operações são otimizadas e as perdas são reduzidas.

Quais Empresas Precisam Realizar O Inventário De Estoque?

Toda e qualquer empresa com estoque de mercadorias, sejam produtos em elaboração, produtos acabados ou matérias-primas, precisa realizar o inventário de estoque.

Por isso, o estoque é considerado um dos ativos mais importantes da empresa e concentra boa parte dos investimentos da organização. Sendo assim, se for gerenciado de forma ineficaz, pode ser que esse setor acabe gerando prejuízos financeiros ao invés de lucros.

E que empresa quer isso? Nenhuma! Então, todas precisam realizar o inventário.

Quando A Empresa Deve Fazer Um Inventário De Estoque?

A empresa pode fazer o inventário de estoque sempre que sentir necessidade de apurar a quantidade de itens disponíveis para produção ou venda.

Mas não só isso: quando perceber que perdeu controle sobre os itens ou a forma com que estão sendo utilizados.

Abaixo veja outros sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário de estoque!

1. Produtos Extraviados Com Frequência

Itens podem ser extraviados, seja acidentalmente ou não. Isso ocorre quando a empresa possui uma quantidade enorme de matérias-primas e produtos estocados e quando muitos indivíduos têm acesso a todos os itens.

Se esse tipo de acidente ocorrer apenas uma vez ou outra no ano, isso não é considerado um problema sério. Mas, se os produtos forem extraviados com maior frequência, esse é um sinal indicando que está na hora de realizar um inventário de estoque.

2. Excesso De Mercadorias Encalhadas

Qualquer empresa pode sofrer com excesso de mercadorias encalhadas, sabia? Isso porque na hora de fazer um pedido com o fornecedor, por exemplo, o setor de Compras pode adquirir itens que a indústria não utilizará.

Além disso, existem compras que a organização não conseguirá repassar ao cliente. Se perceber que o seu estoque está cheio de mercadorias com pouco giro, realize um inventário de estoque. A ideia é atualizar as informações de produtos e ver quais podem ser descartados.

3. Atraso Nas Entregas Por Falta De Produto 

O cliente fechou uma compra e depois de dois dias procurando pelo produto você se deu conta de que não possui o item em estoque. E, mesmo assim, ele ainda consta no sistema? Então está na hora de realizar um inventário de estoque urgente!

A falta de controle é uma das principais causas da escassez de mercadorias nas prateleiras. Também é o motivo pelo qual as entregas atrasam.

Além disso, todo mundo sabe que esperar tempo demais por uma mercadoria é desmotivador. O cliente pode desistir de fechar negócios no futuro justamente por causa de atrasos. Se isso já aconteceu com a sua empresa, não deixe que essa situação se repita.

Realize um inventário de estoque o mais rápido possível para se inteirar sobre o que está ou não disponível e se existe a necessidade de fazer novas aquisições.

4. Compras Imprecisas  

Não sabe quais matérias-primas e materiais precisam ser comprados? Esse é um sinal indicando que está na hora de realizar o inventário de estoque para evitar aquisições erradas e compras de urgência.

O inventário de estoque entra como instrumento de conhecimento para impedir aquisições imprecisas. E como elas acontecem? Podem haver erros de comunicação entre os setores, por exemplo:

• O departamento de compras pode não esperar chegar o ponto de pedido mínimo para fazer uma nova aquisição;
• O almoxarifado faz a requisição e o setor de compras não faz o pedido.

É importante deixar claro que o gestor não precisa esperar ter um problema para fazer o inventário do seu estoque.

Dessa forma, ele pode manter um planejamento na empresa e estabelecer um cronograma para o time realizar os inventários periodicamente. Assim ficará mais fácil manter atualizadas as informações sobre os produtos.

6 Tipos De Inventário De Estoque

Agora você já sabe o que é inventário de estoque, porque ele é tão importante e quando é preciso realizar a contagem de produtos. Então, é hora de ver quais são os tipos de inventário que podem ser adotados pelas empresas!

1. Inventário de Estoque Rotativo

O inventário de estoque rotativo é o método de avaliação no qual a contagem de produtos e matérias-primas ocorre em períodos pré-determinados.

Ou seja, nele o gestor monta um planejamento e estabelece uma frequência para realizar o levantamento dos itens. Essa frequência pode ocorrer por dia, semana ou mês.

As principais vantagens dessa modalidade são:

• Aumento na eficiência do estoque;
• Identificação de problemas mais rápido;
• Impedimento de impacto nas operações.

 2. Inventário de Estoque Cíclico

Assim como o rotativo, o inventário de estoque cíclico também ocorre em períodos pré-definidos. Mas, seus objetivos são diferentes da modalidade acima.

Enquanto no inventário rotativo o gestor faz um levantamento mais simplificado dos itens, no inventário cíclico a contagem de produtos e matérias-primas ocorre de forma mais complexa. Podendo, assim, ser realizado várias vezes em um mesmo dia.

Por exemplo: se a sua empresa possui uma movimentação muito grande de mercadorias, esse inventário pode ser realizado nos turnos da manhã, tarde e antes do final do expediente. Assim você pode verificar se a quantidade estocada de itens permanece correta.

As grandes vantagens desse método de avaliação são:

• Maior segurança nas transações;
• Total controle de estoque;
• Levantamento mais preciso sobre os itens.

3. Inventário de Estoque Periódico

Diferente dos inventários rotativo e cíclico, o periódico é um método de avaliação que não ocorre em uma frequência pré-determinada. Assim, costuma ser realizado pela empresa no final de um período contábil, como no último dia de um mês ou final de um trimestre.

Essa modalidade é ideal para as pequenas empresas que mantêm quantidades mínimas de produtos em estoque.

Suas principais vantagens são:

• Facilidade na conclusão da contagem do inventário físico;
• Economia de tempo para registrar os movimentos no estoque.

4. Inventário de Estoque Dinâmico Ou Parcial

Já no inventário de estoque dinâmico ou parcial a contagem não ocorre em todo o estoque. Aqui o gestor apenas realiza o levantamento de determinados produtos ou mercadorias específicas.

Assim, esse método de avaliação é geralmente adotado por empresas de grande porte, que possuem um estoque maior e mais variado de produtos.

As vantagens de utilizar esse tipo de inventário são:

• Permite configurar cada inventário a ser realizado;
• Menor perda de mercadorias (uma vez que o levantamento de um determinado item ocorre separado, como os produtos alimentícios).

5. Inventário de Estoque Anual

O inventário de estoque anual é realizado apenas uma vez no ano. Ele serve para levantar todos os bens que a empresa possui no estoque ao final do exercício.

Normalmente, essa contagem é mais demorada que nas outras modalidades por conta do volume de informações a serem detalhadas pelo gestor.

Aqui deve-se informar as características de cada item, as quantidades disponíveis em estoque, os valores de cada componente, lote e validade, entre outros dados. Também é preciso confirmar se os resultados obtidos batem com o inventário contábil.

Embora esse método de avaliação seja mais prolongado, ele pode ser usado como estratégia por empresas que comercializam muitos produtos não perecíveis.

Isso porque, elas podem adquirir quantidades maiores de itens várias vezes ao ano para suprir suas necessidades.

Suas principais vantagens são:

• Detalhamento preciso de itens, quantidades e preços de cada produto;
• Economia de tempo ao longo do ano.

6. Inventário de Estoque Geral

O inventário de estoque geral é considerado o método de avaliação mais simples.

Aqui todos os elementos que compõem a estrutura da empresa são verificados pelos responsáveis e avaliados pelo gestor. Eles incluem bens móveis e imóveis, itens do almoxarifado, máquinas e equipamentos, materiais de consumo e ferramentas, etc.

Esse tipo de inventário é interessante porque as empresas passam a ter uma visão mais ampla sobre os itens que compõem o seu patrimônio.

Entre as principais vantagens dessa modalidade destacamos:

• Maior conhecimento sobre os bens estocados;
• Total controle sobre o patrimônio.

Passo A Passo Para Fazer O Inventário De Estoque

Fazer o inventário de estoque pode assustar por conta do volume de matérias-primas e produtos estocados.

Também porque é uma atividade que requer atenção e exige tempo para ser feita corretamente. Mesmo assim, fazer o levantamento de todos os itens pode se tornar uma tarefa simples e prazerosa se a equipe envolvida seguir o passo a passo abaixo:

Passo 1: Escolher Um Horário Tranquilo E De Pouco Movimento

A contagem dos produtos exige o máximo de concentração. Então, escolha um horário tranquilo e de pouco movimento para a equipe fazer o trabalho.

Isso é importante para evitar que o seu time se perca nos números por conta de distrações, sendo necessário começar a contar tudo desde o começo.

Passo 2: Organizar Tudo Antes De Iniciar A Contagem

A organização é o sucesso para fazer um bom inventário de estoque. Isso porque, ao organizar tudo antecipadamente (materiais necessários para fazer a contagem), a sua equipe é capaz de otimizar a tarefa e impedir interrupções.

Passo 3: Realizar A Contagem De Produto A Produto

Tudo preparado? Então é hora do seu time realizar a contagem produto por produto. Oriente os encarregados a anotar quais são os produtos que estão nas prateleiras, também qual é a quantidade disponível de cada item.

Passo 4: Fazer A Recontagem Ou Conferência

Não está seguro quanto à contagem do time? Peça para fazerem uma conferência para assegurar que o levantamento de itens está correto.

Informações erradas podem prejudicar a empresa futuramente caso precise de um produto que consta disponível no sistema, mas que não tem no estoque.

Passo 5: Detalhar Os Itens

Por fim, peça à equipe o detalhamento dos itens especificando as características de cada elemento como numeração do lote, validade e tipo de produto.

No estoque pode haver mercadorias parecidas, então, quanto mais detalhado for o inventário, mais rápido será possível distinguir e rastrear um determinado item.

Como Conseguir Melhores Resultados Com O Inventário De Estoque?

Agora você já sabe como fazer o inventário de estoque, mas, com algumas boas práticas, essa tarefa pode ser ainda mais eficiente. Confira as nossas dicas:

• Tenha sempre dia e hora estipulados para a realização do inventário;
• Defina com antecedência quem irá participar da contagem;
• Crie equipes e nomeie líderes;
• Determine antecipadamente quais ferramentas serão utilizadas pelo time;
• Saiba por onde começar e por onde terminar;
• Teste o processo definido antes de partir para a contagem real;
• Ao final, faça uma auditoria da contagem;
• Conte com a tecnologia.

Como A Tecnologia Pode Ajudar Na Realização De Um Inventário?

Agora que você chegou nessa parte do artigo, deve estar com algumas dúvidas. Uma bem comum é “Se o estoque compõe muitos elementos, como a minha equipe faz para realizar o inventário de todos esses produtos mais rápido?”

Pois bem, a resposta para essa questão é bastante simples: com a ajuda da tecnologia!

Até pouco tempo, as empresas dependiam apenas de métodos manuais para fazer o levantamento de produtos.

No entanto, desde que ferramentas mais modernas foram disponibilizadas, ficou mais fácil para a equipe fazer a contagem. Atualmente, com a tecnologia, o gestor também pode realizar um controle de estoque eficiente.

Por meio de ferramentas especializadas, é possível trazer inteligência para a contagem de todos os produtos. Alguns exemplos são os sistemas de gestão WMS (Warehouse Management System – software de gerenciamento de armazém), leitores de código de barras ou leitores RFID.

E, assim, acompanhar de perto a movimentação dos itens por meio de um computador ou tablet.

Pode ainda verificar a disponibilidade de matérias-primas para produção ou produtos para a revenda, sem necessariamente deixar a sala ou se dirigir até o almoxarifado.

Interessante, não é mesmo? Em resumo, a tecnologia já pode ser utilizada para simplificar e otimizar o controle de estoque!

Conheça O Sistema De Gerenciamento De Estoque Do ERP Webmais

O ERP Webmais é um sistema de gestão completo. Sendo assim, ele oferece um módulo de estoque que ajuda a sua empresa a manter o controle sobre esse ativo tão importante e evitar erros na gestão.

Para garantir a satisfação do seu cliente, é necessário um cuidado de ponta a ponta, desde o atendimento até a entrega.

E para o produto chegar com segurança e sem avarias, é fundamental contar com um sistema de gestão que possua um módulo de expedição.

Dessa forma, neste módulo, estarão disponíveis funcionalidades para facilitar o processo de carregamento, acompanhamento da entrega e cálculo do frete sobre suas vendas.

Conheça algumas funcionalidades do módulo de estoque do ERP WebMais:

• Controle de estoque;
• Controle de reserva;
• Estoque de terceiro;
• Controle de lote e validade;
• Gestão de materiais;
• Inventário de estoque;
• Rotatividade de produto;
• Entre outras.

Perguntas Frequentes

Ainda restam dúvidas? Então vamos responder às principais perguntas mais frequentes sobre o assunto!

Como Funciona O Inventário De Estoque Rotativo?

O inventário de estoque rotativo envolve a verificação regular e contínua de partes ou de todo o armazenamento de uma empresa em um ciclo contínuo. Em geral, isso é feito em intervalos curtos e frequentes.

Esse processo é realizado para garantir a precisão do inventário, detectar erros e irregularidades rapidamente e manter um controle constante sobre o estoque.

Como Funciona O Inventário De Estoque Periódico?

O inventário de estoque periódico se difere do inventário rotativo, pois não envolve a verificação contínua e regular dos itens em um ciclo contínuo.

Ao invés disso, o inventário periódico é realizado em intervalos específicos, geralmente em períodos pré-determinados, como mensal, trimestral ou anual.

Como Funciona O Inventário De Estoque Permanente?

O inventário de estoque permanente é um método de controle de estoque que mantém um registro em tempo real das entradas e saídas de produtos à medida que ocorrem.

Nesse sistema, os registros são atualizados imediatamente à medida que as transações de estoque acontecem. É altamente eficiente em manter um registro preciso e atualizado do estoque. Assim, é uma opção popular para muitas empresas que desejam melhorar o controle desse setor e a gestão financeira.

Como O Inventário De Estoque Pode Ser Aplicado Nos Diversos Segmentos?

O inventário de estoque é uma prática fundamental em diversos segmentos de negócios, independentemente do setor.

Isso porque ele ajuda a gestão eficaz de produtos e ativos. E isso vale independentemente de ser uma loja de varejo, um hospital, uma fábrica de manufatura, uma empresa de tecnologia ou qualquer outro tipo de organização.

Por exemplo, em indústrias, é possível usá-lo para controlar as matérias-primas, componentes e produtos acabados para ter insumos suficientes para produzir os itens. Além disso, ao final, armazenar tudo com eficiência.

Já em restaurantes, supermercados e empresas de alimentos em geral usam o inventário para controlar a frescura dos produtos perecíveis e garantir que os itens não estejam vencidos.

Ou em um e-commerce, é usado para gerenciar as mercadorias em seus armazéns, fornecer informações de disponibilidade aos clientes e coordenar o envio de pedidos.

Como Fazer O Inventário De Estoque Na Frequência Adequada?

A frequência adequada para fazer o inventário de estoque varia dependendo de vários fatores, incluindo:

• tipo de negócio;
• tamanho do estoque;
• natureza dos produtos;
• capacidade da empresa para realizar contagens.

Em resumo, não existe uma frequência única adequada para todos os negócios. Assim, a escolha da frequência adequada para o inventário de estoque deve ser baseada em uma avaliação cuidadosa desses fatores específicos.

Contudo, é importante monitorar regularmente a eficácia do processo de inventário e ajustar a frequência conforme necessário. A ideia é atender às necessidades da empresa e garantir a precisão do estoque.

Quanto Custa Um Inventário De Estoque?

O custo de um inventário de estoque pode variar significativamente dependendo de vários fatores. Os principais incluem o tamanho do estoque, a complexidade do processo de contagem, a tecnologia envolvida e outros elementos específicos, como:

• mão de obra;
• tempo de inatividade;
• auditorias e reconciliações;
• consultoria externa.

No entanto, o investimento em um inventário preciso pode levar a economias a longo prazo, evitando erros, reduzindo perdas e melhorando a eficiência operacional.

Conclusão

O inventário de estoque é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou ramo de atuação. Para uma gestão ainda mais eficiente, não deixe de contar com a tecnologia!

Assim, você automatiza processos e agiliza todo o trabalho do seu time, além de evitar erros e falhas humanas.

O ERP WebMais te ajuda a otimizar e automatizar sua gestão. Então agende uma demonstração gratuita e converse com nossos especialistas para saber como o sistema facilita seu trabalho.