Cuidados essenciais na hora de contratar um emissor de nota fiscal

emissor de nota fiscal

Acreditamos que não é novidade para você que a partir de Janeiro de 2017 o emissor gratuito de nota fiscal, disponibilizado pelo SEFAZ, será descontinuado. Caso você não esteja ciente dessa situação, já publicamos aqui no blog um post bem completo, com literalmente Tudo o que você precisa saber sobre a descontinuação do emissor gratuito! Confira esse conteúdo e depois volte pra cá!

Então, você usuário do emissor gratuito de nota fiscal, agora já sabe que a partir do próximo ano precisará buscar uma nova solução para continuar emitindo suas notas fiscais, certo?

Mas, neste texto queremos falar com você sobre dois pontos importantes:

1ª – Por que você não deve esperar até 2017 para contratar um emissor;

2º – Alguns cuidados essenciais na hora da contratação.

Vem com a gente e vamos conversar melhor sobre isso:

Por que contratar um emissor de nota fiscal ainda esse ano?

É fato, a partir do dia 1º de janeiro de 2017 o emissor de nota fiscal gratuito será descontinuado.

Isso significa que ele não receberá mais atualizações e nem suporte técnico. Mas não significa que você não poderá mais acessa-lo ou emitir notas a partir dessa ferramenta.

Porém, o que acontece é o seguinte: sem as atualizações necessárias o software estará suscetível à erros e permanecerá configurado para a legislação tributária vigente em 31/12/2016. Ou seja: sua empresa pode acabar perdendo atualizações importantes na legislação fiscal e consequentemente emitindo notas fiscais de forma incorreta. Coisa que você precisa evitar, certo?

Portanto, em resumo: uma hora ou outra sua empresa precisará migrar para outro emissor de nota fiscal. Um que seja constantemente atualizado e atenda à todas as necessidades da sua empresa! É fato.

Então, nossa sugestão é: faça essa mudança o quanto antes!

É melhor se prevenir e já contratar um novo emissor de nota fiscal do que deixar para a última hora e acabar impossibilitado de emitir suas notas. Garanta que tudo esteja funcionando corretamente e tenha tempo para migrar seus cadastros para o novo software, evitando assim quaisquer problemas e dificuldades provenientes da alteração.

Outro motivo para você procurar um emissor de nota fiscal com antecedência é a possibilidade de pesquisar bastante e buscar a melhor opção.

Atente-se para os cuidados essenciais para contratação de um emissor de nota fiscal:

 

  • Software instalado ou 100% web?

 

Quando for pesquisar as opções de emissores disponíveis uma das principais características que você deve avaliar é a forma de operação do software. Ele será instalado no seu computador? Ou é um programa 100% em nuvem? Indicamos a segunda opção, e a vantagem principal é: você poderá acessar o emissor de qualquer computador com acesso à internet! Ou seja, mesmo viajando ou trabalhando em home office, você terá acesso ao emissor e conseguirá incluir as notas necessárias.

 

  • Envio automático da Danfe e XML para o cliente.

 

Verifique se os emissores que você têm pesquisado possuem a opção de envio automático dos arquivos da nota fiscal para o destinatário! Essa é uma característica simples, mas que te proporciona mais produtividade, evitando um processo complexo de exportação da NF para posterior envio por e-mail para o cliente.

 

  • Guarda de XML e backup de todas as informações.

 

Você sabe que sua empresa precisa manter guardados todos os arquivos XML das notas fiscais que emite e recebe, certo? Pois bem, é importante que seu emissor de notas fiscais te ajude com essa tarefa, mantendo um arquivo dos XMLs das notas emitidas por prazo indeterminado, evitando assim perdas e problemas com o fisco! Além disso fique atento quanto ao backup das outras informações do sistema!

 

  • Emissão de carta de correção e notas de qualquer natureza de operação.

 

Dependendo do seu nicho de negócio talvez sua empresa raramente emite NFs que não são de venda. Porém, essa situação eventualmente pode se acontecer! É preciso então que seu software de emissão esteja preparado para emitir esse tipo de nota. Com a carta de correção a situação é a mesma, portanto fique ligado!

 

  • Emissão ilimitada de notas fiscais.

 

Antes de contratar seu emissor é preciso verificar quais são os termos de contrato! Veja se não há limite de notas fiscais mensais para emissão pelo programa. Sugerimos que você busque uma ferramenta ilimitada!

 

  • Treinamento e suporte técnico.

 

Um dos detalhes mais essenciais para a contratação do software: certifique-se de que haverá treinamento e suporte técnico! Essa característica é importante pois garante a usabilidade do software para novos colaboradores e suporte especializado em caso de dúvidas.

 

  • Atualizações de sistema e legislação

 

Verifique se o software será atualizado automaticamente e se você será notificado quanto a essas atualizações. Isso evita que você seja pego de surpresa por alguma alteração no software e no seu fluxo de processos.

 

  • Emissão de relatórios.

 

Esse é uma funcionalidade extra, mas que é de grande valia para seu negócio! Verifique a possibilidade de o seu emissor de nota fiscal fornecer relatórios de vendas e notas emitidas, provendo assim dados essenciais para o planejamento e gestão do seu negócio!

E esses são os pontos que você deve avaliar com cuidado na hora de contratar seu novo emissor de nota fiscal!

Agora, se você quer acertar em cheio ao contratar uma ferramenta que conta com todas essas características e que cabe no orçamento da sua empresa, você precisa conhecer o Emissor Webmais!


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