Dicas para evitar erros e problemas na emissão de notas fiscais

emissão de notas fiscais

Hoje vamos falar um pouco sobre emissão de notas fiscais.

Uma atividade presente no dia-a-dia de todas as empresas, mas que muitas vezes gera dúvidas e dificuldades de execução, que acabam impactando a produtividade dos setores comercial e gerencial.

Tenho certeza de que em algum momento da história do seu negócio a empresa passou por dificuldades na área de faturamento, certo? Seja por falta de informações, ou devido à confusão e burocracia que permeiam nosso sistema tributário. Esses erros e dúvidas acontecem com todas as empresas, e podem resultar em sérios prejuízos e penalidades da Receita Federal para o negócio.

Portanto, queremos através desse texto transmitir algumas dicas importantes na hora de realizar a emissão de notas fiscais a fim de evitar problemas e erros recorrentes. Confira agora nossas dicas:

Dica 1: Cadastro de clientes

Manter um processo de inclusão e atualização de cadastros bem definido e organizado pode ser peça chave para a otimização do processo de faturamento e emissão de notas fiscais.

Muitas empresas não dão a devida atenção ao processo de cadastro dos seus clientes, não mantém esses dados todos organizados e arquivados, e dessa forma acabam se auto-sabotando na hora de realizar a emissão de notas fiscais ou de simplesmente consultar dados importantes sobre o cliente.

Para evitar erros na emissão de notas sua empresa precisa dedicar especial atenção à área de cadastros!

Defina uma ficha cadastral padrão para solicitar aos seus clientes. Essa ficha deve conter suas principais informações cadastrais: CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, Endereço completo com bairro, cidade, estado e CEP, telefone e pessoa de contato. Mas, não esqueça de incluir informações importantes para o cálculo tributário na hora da emissão de notas: regime de tributação do comprador, se é cliente final ou não.

Porém, além das informações já citadas, você não pode se esquecer de um dados muito importante, mas que pode parecer bobo: e-mail para recebimento de XML! Cadastre o e-mail de recebimento de notas fiscais do seu cliente! Solicite esse e-mail na ficha cadastral e envie regularmente para o endereço todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas para o cliente. Esse passo evita que a sua empresa receba multa por falta de envio da NF ao destinatário, portanto, fique ligado!

Para facilitar sua vida, criamos um modelo de Ficha Cadastral para você enviar aos seus clientes e obter todos os dados que sua empresa precisa para manter um cadastro eficiente e atualizado! Baixe gratuitamente o modelo:

 

emissão de notas fiscais

Dica 2: Cadastro de produtos

Tão importante quanto o cadastro dos seus clientes é o cadastro interno de produtos. Na hora da emissão de uma nota fiscal, se no cadastro do seu produto haver algum erro de classificação tributária, NCM ou alíquota do produto sua empresa pode sofrer com multas e inclusive prejudicar seu cliente!

Algumas dicas pontuais para evitar problemas nesse sentido:

  • Atenção ao cadastrar um novo produto!
  • Use a NCM corretamente
  • Verifique a classificação tributária do produto
  • Verifique a alíquota correta que deve ser utilizada
  • Certifique-se sobre a incidência de IPI
  • Atualize cadastros antigos
  • Mantenha contato direto com a sua contabilidade e não fique com dúvidas!

Dica 3: Regime tributário

Um dos aspectos mais importantes na hora da emissão correta de notas fiscais! Para evitar erros, problemas e multas, seu processo de faturamento deve estar alinhado ao regime tributário optado pela sua empresa e também pelo cliente.

Essa informação é imprescindível para que todo o procedimento de emissão ocorra de forma correta, com sua tributação calculada corretamente, com créditos devidamente distribuídos e sem dor de cabeça.

Nossa dica chave aqui é abusar da assessoria contábil! Estabeleça um canal de comunicação direto com a sua contabilidade e evite fazer qualquer operação na dúvida! Quando falamos em emissão de notas fiscais a segurança e certeza são seus melhores amigos!

Falar em segurança e certeza nos leva a mais uma dica de hoje, para sua empresa emitir notas fiscais com sucesso:

Dica 4: Atenção e revisão

Quando se trata da emissão de notas fiscais o seguro morreu de velho e sem multas da receita federal!

Atenção e revisão são atitudes imprescindíveis para que o seu processo de faturamento ocorra de forma correta! A pessoa que executará o faturamento precisa contar com muita atenção na hora de preencher os campos do sistema de emissão!

Um erro pequeno ou desatenção boba pode resultar em retrabalho, isso se for percebido a tempo. Mas, se passar despercebido pode resultar em prejuízos financeiros! Por isso, atenção redobrada.

Mas, sabemos que mesmo o profissional mais focado e atencioso pode cometer erros, afinal, somos humanos! O grande problema está no momento em que esse erro sai das portas da sua empresa, e é isso que devemos evitar.

Portanto sugerimos que seu departamento de faturamento adote alguns cuidados para evitar que erros de emissão de notas fiscais aconteçam!

Crie um protocolo de revisão de todos os campos da NF para que o colaborador a revise ainda dentro do sistema de emissão. Assim caso algum erro seja encontrado vocês podem corrigi-lo sem a necessidade de emitir carta de correção ou realizar o cancelamento da nota.

Uma vez que a nota fiscal foi emitida sugerimos ainda realizar mais uma revisão antes de enviar o documento junto à mercadoria! Analisar todos os campos da Danfe pode ser um pouco mais fácil e visual, dessa forma se algum erro passou despercebido entre as telas de emissão do seu software, com certeza nessa segunda revisão vocês serão capazes de encontrá-lo e corrigi-lo à tempo!

Dica 5: Capacitação!

Para finalizar esse post já cheio de informações ricas mais uma dica: capacite seu colaborador ou equipe responsável pelo faturamento!

Providencie cursos e capacitação com sua contabilidade e com o seu sistema de emissão de notas fiscais! Manter esses profissionais atualizados é ponto importante para o sucesso da sua operação!

Dica extra: Escolha um bom software de emissão!

Com certeza você deseja facilitar processos e tornar a emissão das suas notas fiscais mais segura, rápida e intuitiva, certo? Para tanto sua empresa precisa contar com um emissor de notas fiscais confiável e seguro, que esteja sempre atualizado e não deixe passar em branco nenhuma alteração na legislação tributária!

O Emissor Webmais conta com essas e muitas outras características! Conheça aqui seu próximo emissor de notas fiscais!

Quer receber 10 Dicas de Gestão para sua empresa? Baixe agora mesmo nosso Ebook gratuito e melhore a gestão do seu negócio. É só fazer o download clicando no banner abaixo:

banner-ebook-10-dicas

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *