Como realizar o controle no processo de cobrança

processo de cobrança

Em momentos de crise ou recessão da economia as empresas enfrentam variados desafios e dificuldades. Vender mais, ou até mesmo manter as vendas, é um deles. Sabendo disso preparamos diversos artigos para ajudar você nessa importante missão, confira todos eles aqui.

 

Porém, existem ainda outros desafios constantemente percebidos no meio empresarial em momentos de instabilidade econômica, e um dele é a inadimplência. É fato: quando a economia vai mal as taxas de inadimplência das pessoas físicas e jurídicas aumentam.

 

Esse é um processo natural da economia, afinal enquanto passam por dificuldades financeiras e driblam a inflação os consumidores acabam retendo algumas contas as quais não conseguem quitar.

 

Para driblar esse cenário as empresas precisam tomar alguns cuidados, controlando com maestria e organização de suas contas a receber e adotando um processo de cobranças organizado. Mas, muitas vezes colocar em prática essas atitudes pode ser um pouco desafiador, e por isso hoje queremos ajudar você com dicas práticas sobre esse assunto!

 

A importância do controle das contas a receber

 

Antes de criar e manter um processo de cobrança é preciso que a empresa mantenha controle sobre suas contas à receber.

Conhecer a previsão de contas à receber é tarefa importante para manter o controle de caixa, e para que a empresa consiga realizar suas cobranças de forma eficiente, evitando assim esquecimentos e atrasos na entrada dos recursos financeiros por falta de organização.

 

Dessa forma, sugerimos que os gestores da empresa dispensem uma especial atenção quanto ao controle das finanças, evitando assim que uma má organização do departamento financeiro influencie negativamente nos processos de cobrança e recebimentos.

 

Para se obter um controle eficiente das contas à receber é preciso que o departamento financeiro tenha um processo estruturado de lançamento de vendas e receitas.

O controle desse processo se torna muito mais rápido e fácil quando a empresa pode contar com um software de gestão ERP como o Webmais.

 

Como estruturar e controlar o processo de cobrança

 

Empresas têm diferentes necessidades e formas de organizar seus processos internos. Quando o assunto é crédito e cobrança não é diferente. Porém, mesmo com mercados e modelos de negócio diferentes, as empresas podem tomar cuidados em comum para evitar perdas e diminuir a incidência de inadimplência entre seus clientes.

 

Todos sabemos que cobrar é difícil e ser cobrado é desagradável. Por isso é essencial que as empresas estruturem um processo de cobranças organizado, minimizando assim qualquer mal estar para com o cliente e mantendo a eficiência do processo.

 

Vamos conferir algumas dicas práticas para atingir esse objetivo, divididas em 2 etapas:

 

Pré-cobrança:

 

  • Prevenção – antes mesmo de precisar realizar uma cobrança as empresas podem optar por tomar medidas preventivas, realizando uma análise eficaz de crédito e cadastro do cliente. Essa etapa ajuda as empresas a antecipar possíveis “maus pagadores”, concedendo crédito e condições de pagamento aos clientes conforme sua capacidade de quitação.
  • Controle das contas à receber – como já falamos acima, para que o processo de cobranças funcione bem é necessário que a empresa conheça e controle suas contas à receber. Dessa forma indicamos manter um processo claro e organizado de faturamento, registrando as informações de receitas futuras de forma eficaz e enviando as cobranças para o cliente com antecedência, garantindo assim sua programação de pagamento e evitando esquecimentos.
  • Monitoramento do departamento financeiro – antes de ter que realizar efetivamente o ato da cobrança é preciso que o gestor, ou o responsável pelo financeiro monitore o processo e acompanhe as contas bancárias para conferir a baixa ou não dos pagamentos no vencimento.

 

Cobrança:

 

 

  • Oficialize o processo – disponha de um manual de cobrança. Determine nesse material como seus colaboradores devem agir e qual o plano de ação em caso de atrasos no pagamento. Aqui é importante ser sensível e manter o bom senso, efetuando cobranças regulares e efetivas, sem irritar ou ofender seu cliente.
  • Não demore à cobrar – parte da importância de ter o processo de contas à receber e cobrança organizado é poder agir rápido e ser eficiente na cobrança. Muitos clientes acabam deixando de realizar pagamentos por esquecimento ou falta de organização. Portanto uma ação rápida no momento da cobrança pode ser benéfica para ambas as partes.
  • Registre todo o processo – é importante registrar todos os contatos e retorno do cliente. Alimentar uma planilha ou software com os dados e descritivo dos processos de cobrança, evitando assim qualquer mal entendido interno ou com o próprio cliente.
  • Esteja disposto a negociar – e já preveja no Manual de Cobrança algumas opções de negociações iniciais. Receber de forma mais parcelada ou em condições mais leves é melhor do que não receber nada. Por isso é importante manter-se disposto à negociar com clientes que estão passando por dificuldades financeiras mas têm interesse e intenção de realizar os pagamentos.

 

 

Com uma comunicação assertiva e um processo de cobrança bem estruturado tenho certeza de que você e seus clientes conseguirão manter um relacionamento profissional mais saudável e rentável.

 

Esperamos que nossas dicas possam ter lhe ajudado a entender melhor como e porque dispensar especial atenção ao seu departamento de cobrança. Alguma sugestão ou experiência pessoal? Compartilhe abaixo nos comentários!

 

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