6 motivos para dar adeus as planilhas

As planilhas são utilizadas por muitos colaboradores e organizações a um bom tempo, mas isso não significa que seja a solução mais viável para controlar e administrar os dados de uma empresa.

Um dos maiores motivos da utilização de planilhas é devido ao custo baixo, e quando falamos em custo também estamos nos referindo a investimento e logo temos a relação custo x benefício. Primeiro é feito o levantamento dos custos e depois se analisam os benefícios. Caso o custo seja alto, muitas vezes as empresas nem realizam a análise dos benefícios, fazendo com que adotem as velhas planilhas. Porém, essas tabelas são uma verdadeira armadilha. Controlar uma empresa por planilhas significa ter inúmeras delas, uma para cada departamento e tarefa. Assim, o controle das informações fica descentralizado. Uma empresa deve ter um centro de controle para tomar suas decisões de forma rápida e segura.

Um sistema ERP é capaz de centralizar todas as informações da empresa e todos os processos em uma única base de dados, de forma mais segura e organizada do que planilhas. Confira abaixo, os 6 principais motivos para eliminá-las e automatizar a gestão com os benefícios de um sistema ERP.

1. Segurança

Somente este ponto já bastaria para eliminar o uso de planilhas, afinal, estamos tratando de dados e informações da uma empresa. Um sistema ERP guarda e criptografa as informações em um banco de dados, mesmo que um servidor seja afetado por qualquer defeito, as informações ainda estarão seguras, pois são armazenadas em duplicata em um servidor de Backup.

Ainda temos a questão do acesso aos dados, todo acesso ao sistema é registrado para fins de auditoria e segurança. Com isto, um gestor tem total controle de quem e quando acessa as informações. As planilhas são seguras apenas quando não são compartilhadas. Se múltiplos usuários utilizarem a mesma planilha, as chances de informações com erros e inconsistência aumentam.

2. Custo

As planilhas tem um custo extremamente baixo, mas elas necessitam de mão de obra para digitar e manter uma mesma informação nas demais planilhas, o que pode custar caro em longo prazo. Ainda temos o custo de retrabalho causado por erros e demora de informações para preencher estas tabelas. A eliminação destes custos é um dos benefícios na aquisição de um sistema ERP.

3. Disponibilidade

Enquanto planilhas podem ser acessadas apenas de computadores que possuem Excel, um sistema ERP pode ser acessado de qualquer dispositivo, a qualquer hora e lugar. Se for um sistema web, suas informações estão disponíveis 24 horas por dia e você pode acessá-las até mesmo de um smartphone enquanto está a caminho de uma reunião.

4. Usabilidade

Em planilhas simples, pouca familiaridade com o Excel já é o suficiente, o problema é quando se necessita de planilhas mais robustas e com grande volume de dados, o que exige muito conhecimento. Um bom sistema ERP é intuitivo e fácil de ser utilizado, você e seus colaboradores ainda podem contar com o suporte ao software e tutoriais online que explicam de forma ágil sobre sua usabilidade.

5. Visão da Empresa

Imagine que você precise das informações de um determinado setor. Seria necessário que todos os colaboradores salvassem e que disponibilizem uma única planilha com as informações atualizadas, isso ainda se não houvesse erros a serem corrigidos. Um sistema ERP possibilita a visão geral de toda empresa em um único lugar, e ainda disponibiliza relatórios para uma visão mais ampla. Todas as informações são atualizadas em tempo real, sem a necessidade de solicitar isto aos colaboradores.

6. Organização

Planilhas organizadas são criadas por pessoas organizadas. Ou seja, se alguém não é organizado, provavelmente a planilha irá se tornar uma bagunça em longo prazo. No sistema ERP todas as informações estão sempre organizadas. Os dados são disponibilizados seguindo regras de negócio para uma melhor análise, independente de quem é o usuário.

Em suma, além de centralizar as informações e mantê-las seguras, o sistema ERP segue uma linha lógica para que você e demais gestores tenham uma visão ampla de todos os processos para tomada de decisão, de forma organizada, intuitiva e livre de erros gerados por falta de organização e processos de trabalho.

Você ainda usa planilhas em sua empresa? Talvez seja hora de repensar esta prática, não é? Entre em contato com WebMais e verifique as vantagens na PRÁTICA.

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