5 pontos chave para mudar de ERP sem dor de cabeça

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Mudar de ERP pode ser uma tarefa difícil, porém necessária para algumas empresas!

Um cenário comum na maioria dos negócios é esse: a empresa cresce e precisa migrar das planilhas para o software ERP que otimize processos, forneça relatórios e proporcione uma visão geral da gestão. Você já passou por essa fase?

Se sim, talvez você se encontre e se identifique com outra situação: após alguns anos depois dessa contratação, com a empresa maior, melhor estruturada e com processos mais complexos, aquele velho ERP contratado no início do negócio já não supre todas as necessidades. Não se adaptar às situações corriqueiras, ou não consegue evoluir no mesmo ritmo que seu negócio precisa.

Se você se identificou também com essa situação, talvez esteja na hora de pensar em mudar de ERP e permitir que os processos do seu negócio evoluam com a ajuda de uma ferramenta mais robusta e completa.

Você pode pensar que o processo de migração de um ERP para outro pode te trazer muita dor de cabeça, porém, com um planejamento estruturado dessa situação, e algumas dicas chave, podemos garantir com certeza que sua empresa conseguirá migrar sua gestão para um ERP que atenda todas as suas necessidades, otimizando processos, fazendo vale a pena cada minuto dispensado no planejamento e execução dessa mudança!

Confira os 5 pontos chave para sua empresa Mudar de ERP sem dor de cabeça:

1 – Comparação de funcionalidades
Antes de efetivamente buscar uma nova solução para sua empresa, é preciso entender quais são as necessidades do seu negócio no que diz respeito à um Software ERP. Já falamos um pouco sobre esse tema aqui no blog, você pode conferir o artigo aqui.

Mas nossa dica principal é que você levante com os usuários principais, em todos os departamentos da empresa, quais são as funcionalidades essenciais na ferramenta que usam hoje, e quais fazem falta, ou podem chegar para otimizar os processos.

Feito isso, é chegada a hora de comparar as opções de mercado com as necessidades da sua empresa. E, para te ajudar nessa tarefa, criamos uma planilha de Comparação de ERPs, você pode baixar gratuitamente abaixo:

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2 – Importação de dados
Para que seu processo de migração para outro ERP aconteça de forma mais tranquila, um dos pontos principais para entender e levantar é quanto à importação de dados para a nova ferramenta.

Na hora da pesquisa e comparação de opções certifique-se de conferir com os fornecedores se será possível importante para o novo sistema cadastros, lançamentos e dados importantes do seu ERP atual.

Como essa importação acontece? Com qual tipo de arquivo? Esse formato de arquivo é fornecido pelo seu sistema atual? Haverá algum custo de ambas as partes para realizar essa importação?

Essas são perguntas importantes para você fazer aos envolvidos no processo, garantindo uma transição de dados tranquila e segura.

3 – Processo de implementação

Além de levantar quais são as funcionalidades que você estará contratando no seu novo ERP, e após entender como a importação de informações acontecerá é preciso verificar outro ponto essencial nessa mudança: a implementação do novo sistema.

Verifique com a empresa fornecedora quais os custos e período de tempo envolvidos na implementação do projeto.

Entenda como acontecerá essa implementação: de forma presencial ou online? Com reuniões periódicas ou através de um intensivo?

Essas informações são essenciais para que a gestão da empresa possa se programar para esse processo, aproveitando a fase de implementação ao máximo para entender de forma prática como esse novo ERP contribuirá para a gestão da empresa e otimização de processos.

4 – Comunicação com os envolvidos

Durante todo o processo de migração para um novo ERP, é importante que os gestores se comuniquem com os principais responsáveis em cada um dos departamentos da empresa.

Primeiramente para alinhar necessidades e expectativas, e posteriormente para organizar o processo de implementação.

Nossa sugestão aqui é que de alguma forma, os principais envolvidos na operacionalização do ERP sejam ouvidos quanto às suas expectativas para a nova contratação.

Esses colaboradores podem levantar funcionalidades necessárias para automatizar processos e produtividade, que muitas vezes podem passar despercebidas aos gestores da empresa.

Além disso, sabemos que resistências à mudança podem acontecer. O ser humano em sua maioria inicialmente resiste à adaptações e novas tecnologias, para somente depois entregar-se aos ganhos que esse tipo de mudança pode ocasionar.

Por isso a comunicação será tão importante, ouvindo os envolvidos mas também expondo os ganhos individuais e da organização com essa nova solução!

5 – Período de adaptação

Por último, frente à decisão de mudar de ERP os gestores e suas equipes precisam estar cientes de que um período de adaptação será necessário.

Além do tempo de implementação, é importante destinar uma data limite para a adaptação do novo sistema, com um deadline de utilização da ferramenta anterior, para que todos os envolvidos possam efetivamente migrar as suas rotinas para o novo ERP, garantindo que todas as informações necessárias estarão presentes nesse software.

Com esse período de tempo finalizado, e todas as dicas acima contempladas, a antiga ferramenta pode ser cancelada e sua migração terá ocorrido de forma tranquila e sem dor de cabeça!

Mudar de ERP é a solução que sua empresa precisa para otimizar e evoluir processos de gestão? Que tal conhecer o ERP Webmais? Somos especializados em Indústrias e Distribuidoras.

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